Die Stadt Zürich verarbeitet jährlich über 500’000 Kreditorenrechnungen. Die Folge sind lange Durchlaufzeiten, hoher administrativer Aufwand bis hin zu verpassten Skonti. Das Projekt der Stadt Zürich mit UMB umfasst die Realisierung und Digitalisierung einer gesamtstädtisch nutzbaren Lösung zur Rechnungsfreigabe – unter Integration eines zentral betriebenen Scanning-Services. Das sorgt für Kosteneinsparungen, Transparenz und operative Exzellenz im Kreditorenworkflow.
Die Stadt Zürich ist mit einer Wohnbevölkerung von über 410’000 Personen die grösste Stadt der Schweiz. Die rund 28’000 städtischen Mitarbeitenden und 1 000 Lernenden betreuen nicht nur die klassischen Verwaltungsaufgaben, sondern betreiben auch zwei Spitäler, die Wasser- und Stromversorgung und die städtischen Tram- und Buslinien.
Kreditorenrechnungen: Lange Durchlaufzeiten und fehlende TransparenzDie Kreditorenrechnungen gehen heute meist auf Papier ein und werden in praktisch allen Dienstabteilungen manuell bearbeitet. Das führt zu langen Durchlaufzeiten, welche unter anderem die Einhaltung der Zahlungskonditionen und den konsequenten Abzug der Skonti verhindern. Zudem ist der gesamte Bearbeitungsprozess intransparent, vieles lässt sich später nicht mehr genau nachvollziehen.
Digitale Erfassung & automatische Verbuchung führt zu operativer ExzellenzIm Rahmen des Projektes wurden Rechnungen digital erfasst, in ein rechtssicheres digitales Format umgewandelt und den Dienstabteilungen elektronisch zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Die Rechnungen werden nach den Freigaben automatisch in SAP verbucht und archiviert. Das sorgt für operative Exzellenz in der Kreditorenbuchhaltung.
Grosser Nutzen für die Dienstabteilungen der Stadt Zürich
Die Organisation und Informatik (OIZ) ist als Informatik-Kompetenzzentrum der Stadt Zürich für IT-Basisdienstleistungen und departementsübergreifende IT-Projekte zuständig. Die OIZ geht heute davon aus, dass 80 Prozent aller Dienstabteilungen der Stadt Zürich diesen digital unterstützten Bearbeitungsprozess für Kreditorenrechnungen nutzen können. Der Rollout ist in vollem Gang.
Über UMB
Wer Technologie gewinnbringend nutzen will, muss sich gemeinsam mit ihr verändern. UMB hilft, auf ebenso innovative wie kompetente Weise. Wir unterstützen Sie, die Business- und Technologie-Transformation zu Ihren Gunsten zu nutzen – und Ihre Wettbewerbskraft nachhaltig zu steigern.
